På de flesta arbetsplatser har vi alla blivit uppmanade att jobba hemifrån på grund av Coronaviruset. Det kan låta enkelt eftersom många numera kan göra sitt (kontors)jobb varsomhelst men det är svårare än man tror att få teams att fungera och leverera värde utan att fysiskt träffas. Iteam har jobbat med detta länge och här kommer våra tips.

1. Investera i bra teknik och ljud

Det mest basala i en bra strategi för distribuerade team är fungerande teknik. Vår naiva idé för några år sedan var att man kan klara sig med en vanlig webkamera och en mikrofon från Webbhallen i konferensrummen och en enkel dator bakom skärmen. Många frustrerande möten senare bestämde vi oss för att investera på riktigt. Efter att ha utvärderat flera alternativ landade vårt val på Google Meet med deras integrerade hårdvara och mjukvara men det finns många bra alternativ. Det viktigaste med denna lösning var att den inte kräver någon mus och tangentbord i konferensrummet utan den har en pekskärm där alla möten för dagen finns förberedda. Dessutom är den integrerad i Google Calendar som vi ändå använder vilket underlättar enormt.

2. Skapa en möteskultur där alla är lika värda oavsett om man är remote eller inte.

Vi har alla upplevt det. Mötet där flera personer stirrar ner på en mobil på bordet och sedan tittat upp på varandra menande och himlat med ögonen. Att ha vissa deltagare på ett möte i ett rum och andra anslutna via video eller ljud är en utmaning. Det finns alltid ett hinder att sitta utanför gemenskapen och inte uppfatta alla nyanser. Därför är det viktigt som mötesledare att visa för samtliga deltagare att alla är lika viktiga. Här är några signalfrågor som hjälper:

  1. Börja alltid alla möten med att vänta in alla deltagare. Saknas någon? Ring upp och påminn. Det är lättare att missa starten på mötet om man sitter hemma.
  2. Inkludera alltid en länk i möten - oavsett om det är meningen att vara ett remotemöte eller inte. På det sättet blir det enklare för alla att ansluta remote utan att behöva "vara till besvär".
  3. Testa alltid tekniken innan mötet börjar och om möjligt- koppla upp utrustningen fem minuter innan så att även remotedeltagare får vara med på försnacket.
  4. Säkerställ att alla hör och ser dig och vad du ska presentera. Ställ frågan till en av de som är remote (inte alla) - "hörs jag?" och "ser du mig om jag står här?". Utse gärna en person på mötet som får ansvar att kolla att alla hörs och syns i bild.
  5. Kolla regelbundet om någon remotedeltagare försöker säga något. Det är mycket svårare att göra sin röst hörd remote så här behöver alla vara uppmärksamma.
  6. Om du vill rita på en whiteboard - börja med att försöka använda digitala alternativ. Vi använder oss av Mural.co, det finns många liknande tjänster för att skriva virtuella post-it lappar eller skisser. När vi vill skriva text och rubriker brukar vi använda ett nytt Google Slides dokument och skissar där tillsammans. Fördelen är då att man även får en bra dokumentation som kan vidareutvecklas till en hel presentation senare. I värsta fall om inget digitalt alternativ fungerar, anslut då en extra laptop och rikta den så att remotedeltagare ändå kan se vad du ritar.
  7. Vill du visa en presentation? Använd ALDRIG en inkopplad sladd till TV:n. De flesta mjukvarorna har stöd för att dela skärmen. Även om kvaliteten blir sämre och med en viss fördröjning så kommer alla deltagare att se bilden. Få saker är så exkluderande som att sitta i ett möte remote utan att se vad som visas. Använd då funktionen "Presentera för mötet" eller stäng av mikrofonen och högtalare innan du ansluter, annars blir det rundgång.
  8. Sist men nästan viktigast av allt - ingen ska känna sig utslängd från ett möte. Invänta därför att alla självmant har sagt hej då och gått ur mötet innan du stänger av utrustning eller stänger ner mötet. Anledningen är att småsnacket som sker efter att mötet avslutats är minst lika viktigt som mötet i sig.
Anders delar sin skärm till remotemötet så att alla kan se vad han visar.

3. Om du ansluter remote

En fördel när man går mot distribuerade team och skapar en möteskultur som är inkluderande för alla är att det blir lättare för alla att jobba remote, även för de som hade tänkt vara med fysiskt på mötet. Om någon behöver vabba eller blir försenad till mötet kan man enkelt ansluta ändå utan att behöva besvära andra.

Dessa tips är till för dig som kopplar upp dig remote:

  1. Testa så du kan koppla upp och har tillgång till mötet INNAN mötestiden. De flesta möten har en länk som du klickar på. Den kan du ofta testa även innan mötet börjar. Ibland krävs registrering av namn och mailadresser, det vill du gärna ha gjort klart innan mötet sätter igång.
  2. Använd ALLTID headset. Ibland fungerar det med högtalarn och mikrofonen i datorn men ofta blir det eko som stör alla i mötet. Få klarar av att vara avslappnade när man hör sin egen röst i eko.
  3. Använd alltid video. Även om det tar mer bandbredd och du sitter i pyjamas så är det så mycket värt att kunna se alla deltagare i ett möte. Sätt på dig en t-shirt och sätt dig i köket, där brukar man ha bra täckning, bra ljus och har ofta nära till kaffebryggaren/tevattnet. Många videoprogramvaror kan även sudda ut bakgrunden så att du slipper tänka på hur stökigt du har det bakom dig (plus- ingen bryr sig längre ;)
  4. Tänk på arbetsmiljön - att sitta i en soffa en hel dag kanske låter skönt men det är inte så ergonomiskt i längden. Variera dig.
  5. Är du i bullriga miljöer? - Använd ljudlösfunktionen så att du bara hörs när du själv väljer.
  6. Om någon annan än du har störande ljud i bakgrunden eller skapar eko? Då kan du ofta stänga av ljudet för denna person. Detta är ofta enklare för en person som är remote eftersom man har en mus och skärm lättillgängligt.
  7. Anslut alltid fem minuter tidigare. En van mötesledare kopplar upp tekniken fem minuter innan, missa inte tillfället att vara med på försnacket så får du en känsla för rummet och deltagarna innan mötet börjar.
  8. Tänk på att du ibland inte hörs, visa tydligt genom att vinka eller räcka upp handen när du vill säga något.
  9. Se till att du har laddat din dator/telefon, inget är så jobbigt som en cliffhanger mitt i en viktig mening.
  10. Var fokuserad. Även om du kan surfa på annat medan du är med i mötet så är det inte artigare att göra det hemifrån som om du skulle göra det på ett fysiskt möte. Ha korta och effektiva möten istället.
Martin använder alltid ett headset när han jobbar remote.

4. Programmering och UX i distribuerade team

På Iteam jobbar vi alltid i team. Det beror på att vi tror på kraften i det kollektiva medvetandet som uppstår i ett välsvetsat team och att vi därför kan lösa mer komplexa lösningar än om vi sitter själva. I praktiken innebär det att man sällan sitter själv utan att man sitter tillsammans, antingen i par (parprogrammering) eller i vissa fall i stor grupp (mobbprogrammering). Vi jobbar såklart agilt och då finns det superbra verktyg för att stötta både dailys och retrospectives.

  1. När vi par- och mobbprogrammerar remote använder vi Visual Studio Live Share. Det fungerar så att alla installerar en plugin till Visual Studio Code. En av deltagarna väljer att dela sin session och då får hen en länk som delas i t ex Slack eller på annat sätt. Länken öppnas av de andra deltagarna och kan alla se vad som skrivs och kan följa med. De portar som projektet öppnar kan även delas så att resultatet i t ex webbläsare eller appar kan testas av alla.
  2. Till dailys och weeklys använder vi helst Trello. Den begränsade funktionaliteten i Trello är vad vi eftersträvar. Få kort med korta och lättförståeliga rubriker skapar en bra översikt och underlättar fokus. När man är distribuerade behöver det vara lätt att veta vad alla jobbar på för att veta att man inte råkar jobba på samma kort.
  3. Dailyn sker alltid på morgonen och har alltid en remotelänk så att alla kan ansluta remote, även produktägare och andra stakeholders. Oftast sitter vi kvar i daily-mötet även efter att mötet är klart. Detta för att man enkelt ska veta "var alla är" (i teamet) och så att man enkelt kan fråga andra och slipper känna oss ensamma.
  4. För retrospektivmöten använder vi verktyget Fun Retro som gör det enkelt att hålla effektiva retrospektiv även om man är remote.
  5. Planera in avbrott, fikapauser och lunchpauser. Hjärnan behöver vila och i teamet behöver ni prata om annat än jobb. Ta en fikapaus, hämta lite kaffe och snacka om annat. Eller gå en promenad med hunden. Njut av livet, du är fri.
  6. Dokumentation sker i Slack. När beslut fattas beskriver vi det oftast i Slack så att de som inte är med för att de är sjuka eller inte jobbar ska kunna veta. Beslut beskrivs med formatet [Beslut: .. Motivering: ...]
Anna håller en effektkartläggningsworkshop med hela teamet via Mural.co

5. Rätt hanterat är remotejobb och distribuerade team effektivt och hållbart och är här för att stanna.

Vår erfarenhet är att man blir mer effektiv hemma än på den fysiska arbetsplatsen eftersom man kan välja själv när man vill fokusera och när man vill umgås. Vi ser också att det går åt mindre energi och tid åt resor och lokaler. Dessutom blir det lättare att rekrytera och arbetsplatsen blir mer inkluderande och smartare. I förlängningen ser vi enorm potential för samhället där färre behöver bo i storstäder på grund av jobb och livskvaliteten för våra anställda blir högre och livspusslet blir lättare att lägga för alla med familjer.

Slutord om Coronavirusets effekter på distansarbete

Nu ser vi att fler samtidigt börjar jobba hemifrån vilket i grunden är bra men kortsiktigt kan vi förvänta oss att tekniken kommer att strula mer än vanligt. Det går i genomsnitt 3mbit/s i bandbredd per videolänk vilket blir mycket när alla ska ha videomöten samtidigt. Gratistjänster som Zoom och även Microsoft Teams har visat stora problem vid belastningen. Google har generöst nog öppnat deras avancerade Meet-paket för alla till och med första juli 2020. Detta för att dra sitt strå till stacken för att bekämpa viruset (och en gnutta PR kanske). Lär mer om detta här. Det finns även säkra (krypterade) lösningar som baseras på öppen källkod som kan vara bra att förbereda utifall att de stora lösningarna inte klarar av trycket. Det bästa vi sett hittills är Jitsi som enkelt går att installera mha Docker.

Lycka till med mötandet!

Om du har läst så här långt så betyder det att du tycker dessa frågor är viktiga och då vill vi gärna få kontakt med dig :)

Om du vill få hjälp med att bygga autonoma distribuerade team så kan vi hjälpa dig. Iteam jobbar med digital innovation och produktutveckling och jobbar bara i team. Läs mer om oss på iteam.se - där kan du även chatta direkt med oss, kanske för att boka ett säljmöte på distans?

Vi bygger lösning för digitala stormöten och behöver din hjälp

En sak till. Vi har än så länge inte sett någon bra lösning för att ha meningsfulla stormöten digitalt. I dessa tider när seminarier ställs in, bolagsstämmor ska hållas och medborgardialoger måste fortsätta har vi bestämt oss för att skapa en tjänst som kompletterar de digitala videolösningarna. Tillsammans med företaget Influera Sverige utvecklar därför en ny tjänst för mer meningsfulla digitala stormöten. Som stöd i utvecklingen av tjänsten vill vi gärna få din input, så vi ber svara på några frågor som kan besvaras här.